En los últimos artículos hemos visto un par de herramientas (Pareto y Parkinson) que combinadas pueden llevarnos a trabajar mejor, trabajar más y en menos tiempo. Si quieres, llámale productividad.
A esas dos herramientas podemos añadir otras microherramientas complementarias como pueden ser:
a) Preguntarse al menos tres veces al día: ¿Estoy siendo productivo o solamente activo? Es decir ¿Me estoy inventando cosas que hacer para no hacer lo importante?
Debe hacerse de forma constante, sin decaer y a horas previamente programadas. Pega un post-it en la pantalla del ordenador o utiliza una aplicación para programar un recordatorio para formularte las preguntas.
Debo eliminar todas las actividades que uso como distracciones y centrarme en mostrar resultados en lugar de aparentar dedicación. La dedicación suele ser trabajo sin sentido enmascarado.
b) El secreto para tener más tiempo es hacer menos cosas, y hay dos formas de llegar a esa situación, poniendo en práctica al mismo tiempo 1) la elaboración de una lista de cosas que hacer y 2) la elaboración de una lista de cosas que no hacer.
Aquí conviene ser un poco (o muy) bestia. Radical. Extremista. Si te pusieran una pistola en la cabeza para que dejases de hacer ⅘ de las actividades que consumen tu tiempo, ¿qué eliminarías buscando que tus ingresos se redujeran lo mínimo posible?
Consultar continuamente la bandeja de entrada del correo electrónico, comprobar una y otra vez el número de visitas a tu Web, llamadas telefónicas, conversaciones, papeleo, reuniones, publicidad, clientes, proveedores, productos, servicios, etc…
Hacerse esta pregunta, aunque sea una vez al mes, puede tener un efecto letal.
«La perfección no es no tener más que añadir, sino nada que eliminar.» Antoine De Saint-Exupery, pionero del vuelo postal internacional y autor de El Principito.
«Es vano hacer con más lo que se puede hacer con menos.» Guillermo de Ockam (1300-1350), pensador al que se atribuye la «navaja de Ockham».
c) ¿Cuáles son las tres actividades que utilizo para llenar el tiempo y sentir que estoy siendo productivo?
Normalmente son aquellas que sirven para retrasar otras más importantes (que suelen resultar incómodas porque conllevan la posibilidad de fracasar o de ser rechazado). Sé sincero contigo mismo. Todos caemos en esto alguna vez. ¿Cuáles son tus distracciones?
d) No llegues nunca a la oficina o te sientes delante del ordenador sin una lista clara de prioridades. Mejor apuntadas en un papel.
No debería haber más de 2 asuntos cruciales para conseguir tus objetivos diarios, aunque esto puede ser relativo.
De lo contrario, empezarás mirando la bandeja de entrada y leyendo correos inconexos. Luego, obviamente, irás a comprobar los likes a tus publicaciones en Facebook, los RT de Twitter y quién ha visto tu perfil en Linkedin. Porque en redes sociales lo que realmente nos interesa es cuánto gustamos a los demás, o cuánta atención despertamos en los demás.
Ante el bloqueo intentando decidir entre varios temas que te parezcan fundamentales, examina cada uno por separado y pregúntate: si esto es lo único que hago hoy, ¿me sentiré satisfecho de lo logrado en este día?.
Para cuestionar lo aparentemente urgente pregúntate: ¿Qué pasaría si no hiciera esto? y ¿Vale la pena retrasar lo importante para hacerlo?.
e) Usa la ley Parkinson para sacar más en menos tiempo.
Acorta horarios y plazos para forzarte a concentrarte en hacer algo y evitar retrasarlo.
Debe hacerse a nivel macro = reducir semanalmente y diariamente el tiempo efectivo de trabajo, con el fin de generar la obligación de priorizar.
Y a nivel micro = reducir en cada tarea los puntos de tu lista de cosas por hacer y establecer plazos imposibles para obligarte a actuar de inmediato y a ignorar las pequeñeces.
Photo Credit: falconp4
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